Когда внутри компании существует удобная организация документооборота, управления бизнес-процессами и эффективного взаимодействия между сотрудниками, компания работает продуктивнее. Это особенно важно для крупных корпораций с большим количеством отделов, множеством сотрудников и большой нагрузкой на документы. В цифровой эпохе все эти вопросы легко решаются с помощью специализированного программного обеспечения. Одним из наиболее популярных решений в этой области является Microsoft SharePoint. Задача заключается в том, чтобы выбрать подходящий продукт и использовать его наиболее результативно. В данной статье мы рассмотрим особенности работы с Microsoft SharePoint.

Microsoft SharePoint Products and Technologies, известный как SharePoint, представляет собой целую коллекцию программ, выпущенных корпорацией Microsoft. Эти программы разработаны для создания комфортной среды, в которой сотрудники компании могут взаимодействовать друг с другом продуктивно, а также хранить, находить и систематизировать информацию, управлять рабочими процессами. Название Microsoft SharePoint Products and Technologies указывает, что несколько программных продуктов предназначены для решения разных задач, основными из которых являются Microsoft SharePoint Foundation и Microsoft SharePoint Server.

Microsoft SharePoint Foundation, известный ранее как Windows SharePoint Services или WSS, является базовой версией клиентской программы, включающей в себя начальные возможности для налаживания совместной работы внутри предприятия. Она позволяет хранить, обрабатывать и находить файлы, контакты и другую информацию, отслеживать документооборот, планировать задачи и создавать веб-форумы для делового общения. Для удовлетворения потребностей крупных компаний разработаны более продвинутые редакции с расширенным функционалом, такие как SharePoint Server Standard и SharePoint Server Enterprise.

Microsoft SharePoint Server, известный ранее как Microsoft Office SharePoint Server или MOSS, является платным комплектом серверных приложений, доступный в версиях 2010 и 2013 гг. SharePoint Server предоставляет множество возможностей, отсутствующих в SharePoint Foundation.

Некоторые разработчики решают использовать SharePoint Foundation изолированно от SharePoint Server, чтобы снизить стоимость решения. Однако, подобное решение не станет полнофункциональным, так как SharePoint Foundation не предоставляет некоторые возможности, доступные только в SharePoint Server, такие как бизнес-аналитика, настройка личного кабинета сотрудника и использование веб-форм.

Среди других программных продуктов SharePoint особенно популярны две программы: Microsoft Sharepoint Designer и Microsoft Sharepoint Workspace. Microsoft Sharepoint Designer представляет собой HTML-редактор, при помощи которого можно создавать и редактировать веб-сайты в MS SharePoint, используя встроенные средства редактирования. Microsoft SharePoint Workspace позволяет совершать операции с документами и рабочими данными в режиме реального времени, автоматически синхронизируя информацию с рабочей областью SharePoint Workspace на устройстве.

В целом, MS SharePoint является платформой для создания корпоративных порталов с широким функционалом, которые делают работу предприятия более продуктивной за счет удобной настройки и автоматизации всех внутренних процессов.

Возможности и функционал корпоративного портала SharePoint

Не стоит ожидать, что портал SharePoint подойдет идеально для каждой компании. Изначально его нужно приспосабливать под цели и задачи пользователя: выстраивать структуру, создавать отдельные узлы и страницы. Но благодаря индивидуальному подходу можно получить именно то, что нужно для конкретной организации. Однако внедрение портала может занять несколько месяцев, что может быть неприемлемо, особенно для небольших компаний.

Структура портала

SharePoint не имеет типовой структуры, она формируется индивидуально в соответствии с потребностями пользователей. Однако, обычно в структуре портала имеется центральный сайт, откуда пользователи могут получить доступ к дочерним сайтам, хранилищам данных и т.д. Существуют особые элементы структуры, которые позволяют упорядочить содержимое портала и создать именно то, что нужно компании.

Сайты. В SharePoint пользователи могут создавать веб-узлы разных типов:

• сайты групп, которые содержат рабочую информацию для сотрудников разных подразделений: библиотеки данных, списки, форумы;
• вики-сайты, контент которых формируют и изменяют сами пользователи;
• блоги, где пользователи могут публиковать свои записи с возможностью комментирования;
• шаблоны приложений для решения популярных бизнес-задач, таких как, например, контроль рекламной кампании;
• рабочие области — специальные сайты, которые позволяют пользователям одной группы вместе работать над общим документом, а также планировать собрания, следить за их ходом и итогами.

Область портала представляет собой страницу, на которой в виде списка представлена ступенчатая структура интранета. Портал может содержать несколько таких областей, как одноуровневых, так и разного уровня. Например, можно создать подобную страницу для каждого отдела компании. Сотрудники могут создавать дочерние области в рамках своей области портала.

Библиотеки документов — один из ключевых элементов структуры портала SharePoint. Библиотека представляет собой хранилище информации, находится на веб-узле и содержит, например, текстовые файлы, электронные таблицы, графические и видеоматериалы. Все участники группы, которой принадлежит этот сайт, имеют доступ к документам.

Списки широко используются в SharePoint наряду с библиотеками и помещаются на сайтах групп. Они содержат информацию, которая не относится к документам: ссылки, контакты, задачи, события, извещения, календарь, опросы. Содержимое списков можно обрабатывать и редактировать.

Это интересно

Работу со списками в SharePoint можно показать на примере модуля «Отслеживание вопросов». Он содержит поля: идентификационный номер, название вопроса, имя ответственного сотрудника, текущее состояние («открыт», «закрыт», «решение принято»), степень важности, срок. В процессе работы все эти данные можно менять, а также добавлять заметки и примечания.

Веб-части. Эти компоненты структуры являются визуальными блоками, с помощью которых даже обычные пользователи могут управлять веб-страницами. Другими словами, для размещения и редактирования контента не обязательно владеть навыками программирования. Списки и библиотеки SharePoint по своей сути тоже являются веб-частями.

Задачи, решаемые корпоративным порталом MS SharePoint

Цели внедрения SharePoint в компании — оптимизировать рабочие процессы, экономить время сотрудников и материальные ресурсы. Путем грамотного применения корпоративного портала SharePoint можно достичь следующих результатов:

• сотрудники получат возможность работать совместно, благодаря быстрому обмену документами, новостями, ссылками и другими ресурсами, а также оптимизации коммуникативных процессов;
• обеспечивается удобный доступ к корпоративной информации, т.е. сотрудникам не нужно тратить время на поиск нужных документов.

MS SharePoint: достоинства и недостатки

MS SharePoint — одна из наиболее популярных платформ на рынке корпоративных портальных решений. Это объясняется не только потребителями, которые доверяют бренду Microsoft, но также и объективными преимуществами, имеющимися у данного продукта. Тем не менее, MS SharePoint, как и любой другой продукт, имеет как плюсы, так и минусы, что открывает возможности для конкуренции других производителей.

Посмотрим на некоторые неоспоримые плюсы Microsoft SharePoint. Во-первых, это высокое качество, которое присуще всем продуктам Microsoft. Во-вторых, это эффективное решение рабочих вопросов. Однако, наибольшим достоинством данной платформы является ее широкий функционал и безграничные возможности настройки и расширения, которые позволяют приспособить ее под индивидуальные нужды компании. Более того, SharePoint очень легко интегрируется с другими продуктами Microsoft.

Ключевыми недостатками MS SharePoint являются следующее. Во-первых, большое количество функций делают данный портальный решение сложным и "тяжелым". Это означает, что для того, чтобы внедрить и настроить SharePoint, необходимо обладать обширными и глубокими знаниями, а пользователям придется потрудиться для освоения программы. Во-вторых, так как SharePoint является продуктом Microsoft, он идеально интегрируется с продуктами данного разработчика, однако плохо совместим с софтами других поставщиков. Более того, из-за высокой стоимости лицензии, платных продуктов (MS SharePoint Server и других), а также сложности внедрения, данное решение является довольно дорогостоящим. В-третьих, срок внедрения MS SharePoint может достигать полугода и более из-за его сложности.

Из-за перечисленных недостатков, MS SharePoint не является оптимальным выбором для компаний, занятых в сегменте малого бизнеса. Он также не является лучшим выбором для организаций, которые используют программное обеспечение от других производителей.

Но помимо всего прочего, не следует забывать о таких аспектах как корпоративная культура и психологический климат в организации. Для того чтобы успешно внедрить MS SharePoint, руководители должны учитывать и эти факторы. Безусловно, SharePoint — это прекрасный рабочий инструмент, однако он не является полностью решением проблемы коммуникации внутри компании и не располагает средствами мотивации к общению, в этом смысле уступая другим решениям, таким, например, как корпоративные соцсети.

Фото: freepik.com