Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Для любого масштаба бизнеса важна эффективная организация процесса закупок. Если в компании маленького размера руководство может взять на себя функции закупок совместно с ассистентами, то с увеличением масштаба компании данный процесс потребует слишком больших временных и трудовых затрат. В этом случае возникает необходимость в трудовых ресурсах, и оптимальным решением является автоматизация закупок. В данной статье мы расскажем, что представляет собой автоматизация закупок и какие преимущества она имеет для организации данного процесса.

Автоматизированные закупки – это процесс выполнения закупок на предприятии с помощью специальной программы, которая позволяет оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять их план, формировать договоры и тендерные документы, а также согласовывать сроки поставок. Это позволяет повысить эффективность работы отдела закупок и компании в целом.

Основным преимуществом автоматизации закупок является сокращение затрат на 15–16% и ускорение закупочного процесса на 20–30%. При этом автоматизированная система отслеживает все этапы закупки, что помогает руководству компании видеть деятельность сотрудников и поставщиков и понимать, насколько эффективно они работают. Кроме того, при автоматизированной форме организации закупок данные аккумулируются в одном месте, а документация находится в полном упорядоченном комплекте, что минимизирует риски потери нужной информации.

Также автоматическая организация процесса закупок позволяет компании увеличить количество поставщиков и создать между ними конкуренцию, что может привести к предложениям на более выгодных условиях без ущерба для качества. Это благотворно влияет на развитие фирмы.

Однако, основным недостатком автоматизированных закупок является необходимость обучения сотрудников работе с системой. В небольших фирмах это можно сделать легко, но в крупных компаниях с филиалами в разных городах это может быть сложнее. Организации, которые специализируются на установке и внедрении таких систем, обычно предоставляют презентации и гайды по работе с ними.

Как пример, автоматизация складского хозяйства в компании «Вимм-Билль-Данн» привела к сокращению количества возвратов продукции на практически вдвое, увеличению количества обрабатываемых в сутки заказов на треть и росту показателя точности работ с 77% до 99%.

Системы для автоматических закупок: какие они бывают и как выбрать

При автоматизации бизнес-процессов в каждой компании необходимо учитывать их уникальность. В частности, возникает необходимость использования разных систем организации закупок. Если головной офис использует SAP, а филиал в другой стране — 1С ERP, нужно выстраивать связи между системами для полноценной автоматизации закупок. Вместо этого можно использовать локальные базы данных, но у них есть недостатки:

• Риск потери конфиденциальной информации или ее кражи. В современном мире киберпреступления уже не являются редкостью, а уровень защиты даже самых известных баз данных не является совершенным.
• Руководителю необходимо тратить время на поиск информации: история тендера, отчеты по срокам и результатам. Оперативность является важным критерием в бизнесе.
• Потеря истории коммуникации с поставщиками в результате работы по e-mail и телефону. Эти данные необходимы для анализа результатов сотрудничества и в качестве доказательств при возникновении конфликтов с бизнес-партнерами.
• Необходимость составлять документы и письма заново каждый раз, потому что нет систематизированного хранилища шаблонов и типовых бумаг, что отнимает много времени.

Однако локальные базы данных могут подойти только начинающим предпринимателям. С ростом бизнеса они становятся неактуальными. В этом случае можно использовать автоматизированные системы организации закупок, которые позволят решить все перечисленные выше проблемы.

Переписываю статью об особенностях внедрения систем с сохранением ее структуры.

Внедрение автоматизированных систем закупок проходит несколько этапов. В первую очередь, специалистам необходимо изучить особенности бизнес-процессов компании, чтобы сделать правильное проектирование и разработать систему. Важную роль играет также программное обеспечение, поскольку без надежного «железа» могут возникнуть проблемы. Однако профессиональные консультанты по внедрению таких систем учитывают все нюансы и помогут выбрать индивидуальное решение.

После установки системы для автоматизации закупок необходимо обучить сотрудников работе с ней. Доступ к системе может получить каждый сотрудник, а также несколько администраторов, отвечающих за организацию закупок на предприятии. Если в компании есть несколько подразделений, то необходимо установить систему на каждое из них. Чтобы сотрудники могли без спешки ознакомиться с нововведением, а руководство убедилось в его качестве, можно начать с запуска системы в тестовом режиме.

Внедрение автоматизированной системы проведения закупок может показаться сложным процессом, но компании, которые занимаются этим, обычно располагают специальными отделами технической поддержки, которые готовы помочь решить любые вопросы. Главное — выбрать проверенного поставщика услуг.

Фото: freepik.com